こんにちは！ドタバタ母さんです。

今日は、訪問看護の事務作業をAIに手伝ってもらっている話です。

先に、いちばん大きかった変化を書きます。

事務さんが半日くらいかけて作っていた月間の訪問スケジュールが、数分で終わるようになりました。

先に言っておきます。私は詳しくありません

こういう話をすると、「ITに詳しい人なんですね」と思われるかもしれません。

違います。

私がExcelでできるのは、足し算と平均を出すことくらいです。

関数もほとんど分かりません。プログラミングは、もちろんやったことがありません。パソコンに強いという自覚も、まったくありません。

それでも、ここまで来られました。

むしろ、詳しくない人のほうが向いているかもしれないと、今は思っています。理由は後で書きます。

始まりは、自分のためではありませんでした

きっかけは、事務さんでした。

毎月、月間の訪問スケジュールを作るのが、事務さんにとって大きな負担になっていたんです。

毎月必ず来る仕事。時間もかかる。毎月ストレスを感じているのが、見ていて分かりました。

訪問看護のスケジュールは、利用者さんごとの曜日や回数、スタッフの勤務、変更への対応が絡み合います。手で組んでいくと、どうしても時間がかかります。

これ、なんとかならないかな。

そう思ったのが、始まりでした。

上司に相談してから始めました

ここは大事なところなので、先に書いておきます。

上司の了解を得てから進めました。

職場の仕事のやり方を変える話です。しかも、扱う情報には気をつけなければいけないものが含まれます。自分の判断だけで始めるものではありません。

「こういうことをやってみたい」と相談して、了解をもらってから動き始めました。

やったのは「困っていることを、そのまま話す」だけ

では、何をしたのか。

困っていることを、そのままAIに話しただけです。

「毎月これを作るのに半日かかっていて、大変なんです」 「こういう形のものが、こうなってほしいんです」

専門用語は使っていません。使えません。職場の困りごとを、同僚に説明するのと同じ言葉で話しました。

すると、AIのほうが「ではこういう形はどうですか」と作ってくれる。それを見て、「ここは違う」「こうしたい」と返す。その繰り返しです。

詳しくない人のほうが向いている、と思う理由

ここで、さっきの話に戻ります。

詳しくないほうが向いているかもしれない、と書きました。

詳しい人は、「こう作るべきだ」という正解を先に思い浮かべます。でも私には、その引き出しがありません。

だから、困っていることをそのまま言うしかないんです。

そして実は、それがいちばん大事な情報なんですよね。「何に困っているか」がはっきりしていれば、解き方はAIが考えてくれます。

うまく頼むために、私がやっていること

やっているうちに、なんとなく分かってきたことがあります。

完成形を頼まない。叩き台をもらう

「完璧なものを作ってください」とは頼みません。

まず叩き台を作ってもらって、それを見ながら直していくほうが、結果的に早いです。実物を見ると「ここが使いにくい」がはっきりします。

一発で作ろうとしない

最初から全部を作ろうとすると、たいてい失敗します。

小さく作って、使ってみて、足す。 私も月間スケジュールから始めて、そこから少しずつ広げていきました。

間違っていたら「ここが違う」と言えばいい

AIは間違えます。こちらの意図と違うものが出てくることも、よくあります。

そのときは、「ここが違います」と言えばいいだけです。遠慮も要りませんし、専門用語も要りません。

「この列は看護師が入力するところじゃないです」くらいの言い方で通じます。

看護師がAIを使うときに、絶対に守ること

ここが、この記事でいちばん伝えたいところです。

医療や介護の仕事でAIを使うときには、必ず守らなければいけないことがあります。

何をどこまで扱うかは、個人で判断しない

私たちが仕事で触れる情報には、絶対に外に出してはいけないものがあります。

「これくらいなら大丈夫だろう」という自己判断が、いちばん危ないです。

先に職場でルールを決めて、上司の了解を得てから

私は、どの情報をどこまで扱うかを先に決めて、上司の了解を得てから始めました。

ここは個人の裁量でやる部分ではありません。職場として決めることです。

これから始めようという方には、順番を守ってほしいと思っています。作り始める前に、まず相談する。

使うサービスが、情報をどう扱うかを確認する

AIのサービスによって、入力した内容がどう扱われるかは違います。

会社として契約しているものなのか、個人で使うものなのか。そこも含めて、職場で確認してから使うのが大前提です。

うまくいかなかったこともあります

「簡単にできました」で終わらせたくないので、正直に書きます。

作ったけれど、そのまま使われなかったものがあります。

ある管理表を、Excelのシートとして作りました。きれいにできたと思ったのですが、実際の現場に置いてみると——今までの紙の運用に、足していく形のほうが簡単だったんです。

結局、新しい仕組みに全部を移すのではなく、紙の運用を残したまま、足りない部分だけを補う形に落ち着きました。

現場で続くほうを選ぶのが正解だと思っています。どんなにきれいな仕組みでも、使われなければ意味がありません。

現場に合わせて引くことも、改善のうちでした。

今は、こんなところまで広がっています

最初は月間スケジュールだけでした。

そこから、少しずつ広がっています。

  • 月間の訪問スケジュール
  • 毎月の訪問実績や件数
  • 週間スケジュール

今は、1〜2か所を見れば完結する仕組みを作っている最中です。

あちこちのファイルや紙を見比べないと分からない、という状態をなくしたい。同じことを何度も書かなくて済むようにしたい。そう思って進めています。

事務が減ると、訪問に時間が回せる

なぜここまでやるのか。

事務作業が減ったぶんを、訪問に回せるからです。

私は、訪問そのものが好きです。利用者さんのところへ行って、話を聞いて、体を診て、必要なことをする。その時間を確保したい。

パソコンの前で過ごす時間は、短ければ短いほどいい。そう思っています。

そして、半日かかっていた作業が数分になったぶん、事務さんも別の仕事に時間を回せます。

詳しくないからこそ、始められる

もう一度書きます。

私がExcelでできるのは、足し算と平均くらいです。

それでも、事務さんの半日が数分になりました。

必要だったのは、知識ではなく——

  • 何に困っているかを、自分の言葉で説明できること
  • 先に職場で相談すること
  • 小さく始めて、使いながら直していくこと

この3つだけでした。

「詳しくないから無理」と思って諦めている方がいたら、そこが入口ではないとお伝えしたいです。困っていることは、もう十分に分かっているはずですから。

同じく訪問看護の現場の話として、夏の暑さ対策はこちらに書きました。→ アイスベストは入浴介助で雲泥の差。訪問看護師が1年使ってわかったこと

制度の話も書いています。→ 介護度が低いほど困ることがある。訪問看護師が県議会の仕事に興味を持った理由